通話を録音し、文字起こしと要約を残すようにすると、後から確かめられることが増えます。言った・言わないの行き違いを減らせますし、引き継ぎも楽になります。

その一方で、記録は日々たまっていきます。録音を聞けるのはだれか、文字起こしを読めるのはだれか、何年前の通話まで残っているのか。使い始めたときに決めないまま、記録だけが増えている会社は少なくないはずです。

個人情報保護委員会が2026年10月7日に出した注意喚起は、この「だれが見られて、いつ消すか」を考え直すきっかけになります。注意喚起の内容を確かめたうえで、通話の記録に当てはめるとどうなるかを整理します。

この記事でわかること

  • 10月7日の注意喚起で、個人情報保護委員会が示したこと
  • 先取りで示された技術的な安全管理措置のうち、通話の記録に関わる点
  • 文字起こしと要約が加わると、録音だけのときと何が変わるか
  • 使い始める前に、社内で決めておきたい4つのこと

10月7日の注意喚起で示されたこと

個人情報保護委員会は、国民に広く使われ大量の個人情報を扱う事業者が外部から不正アクセスを受け、大量の個人データが漏えいした、またはそのおそれが生じた事案に接しているとして、「大規模な漏えい等事案を踏まえた対応について（注意喚起）」を出しました。主な宛先は大量の個人情報や機微な情報を持つ事業者ですが、示された内容は、規模の小さな事業者にとっても参考になるものです。

注意喚起の柱は3つです。

  • 安全管理措置の見直しの先取り。 2026年9月16日の委員会で、ガイドライン（通則編）の別添「講ずべき安全管理措置の内容」のうち、「手法の例示」などを見直すことが決まっています。内容の確定は来年4月の予定ですが、より参考になるとして、見直し後の技術的安全管理措置の内容を先に示しています
  • 不要となった個人データの消去。 個人情報保護法第22条は、個人データを利用する必要がなくなったときは遅滞なく消去するよう努めなければならない、と定めています。注意喚起は、この対応が徹底されず事案がより深刻になった例にも接しているとして、保管している個人データの必要性を、法令などの根拠とともに確かめるよう改めて求めています
  • 典型的な事案の注意喚起の改訂。 「WARNING～不正アクセスによる個人データ漏えい防止のための注意喚起～」が、同じ日に改訂されています

なお、ガイドラインで「講じなければならない措置」とされるものと、「手法の例示」は性質が違います。例示は文字どおり例であり、すべてを講じなければ法違反になるわけではありません。どこまで行うかは、漏えいしたときに本人が被る影響の大きさや、事業の規模、扱うデータの性質と量に応じて決めることになります。

通話の記録に当てはめると

先取りで示された技術的安全管理措置のうち、通話の録音と文字起こしに関わりが深いのは、次の点です。

だれが見られるか（アクセス制御）。 例示には、個人データを扱える従業者を、ユーザーIDに付ける権限を最小にすることで限ること、人事異動や退職のときに権限を変えること、権限が適切かを定期的に見直す（棚卸しする）ことが挙がっています。中小規模事業者向けの例示でも、個人データを扱える機器とその機器を扱う従業者をはっきりさせ、不要なアクセスを防ぐことが示されています。

社外から見るとき（識別と認証）。 組織の外のネットワークからのアクセス、管理者の権限でのアクセス、重要な個人データへのアクセスでは、複数の認証を組み合わせる多要素認証（フィッシングに強いものを含む）を導入する、という例示があります。外出先や自宅から通話の記録を確認する運用であれば、ここが当てはまります。

だれが、いつ見たか（ログ）。 個人データへのアクセスの状況などのログを一定期間保管すること、ログを改ざんや不正な消去から守ること、定期的に分析して不正の兆候を早くつかむことが挙がっています。ログを一定期間保管することは、中小規模事業者向けの例示にも入っています。

いつ消すか（消去）。 上に挙げた第22条の努力義務です。録音を残す目的が「言った・言わないの確認」なら、その確認が必要な期間を過ぎた記録を持ち続ける理由は何か、を説明できる状態にしておくことになります。

文字起こしと要約が加わると、変わること

録音だけを残していたときと比べて、文字起こしと要約があると、記録の性質が少し変わります。

録音は、聞くのに時間がかかります。何十件もの通話から特定の話を探すのは手間で、その手間が、結果として記録を見る人と回数を限っていました。文字起こしと要約は、検索でき、読むのが速く、コピーして貼り付けるのも簡単です。役に立つのは、まさにこの扱いやすさですが、同じ理由で、見られる人の範囲が広がりやすく、記録が別の場所に写されやすくなります。

また、録音、文字起こし、要約は、別々のデータとして残ることがあります。録音を消しても文字起こしが残っている、あるいはその逆、ということが起こりえます。消去のルールを決めるときは、どのデータに当てはまるルールなのかを分けて書いておく必要があります。

使い始める前に決めておきたい4つのこと

通話の記録を残すなら、記録がたまる前に、次の4つを社内で決めておきます。

  1. 見られる人。 録音を聞ける人、文字起こしと要約を読める人を、部署や役割で決める。異動や退職のときに、だれが権限を外すかも決める
  2. 社外からの確認。 社外から記録を見る運用を認めるか。認めるなら、どの認証を求めるか
  3. 見たことの記録。 だれがいつ記録を見たかを残すか、残した記録をだれが、どのくらいの間隔で確かめるか
  4. 残す期間。 録音・文字起こし・要約ごとに、何のために、いつまで残すか。期間を過ぎたものを、だれがいつ消すか

録音していることの伝え方や、録音そのものの扱いは通話録音とプライバシーの配慮で、通話の記録を探しやすくする工夫は通話タグと検索で過去対応を引き出すで整理しています。

VoiceLine AIで決められること

VoiceLine AI は、通話の文字起こし・要約・感情とリスクの分析を、運営するフォースネットの管理下にあるGPUで処理し、外部のAIクラウドへは送らない構成の通話AI解析です（データ主権）。解析の結果は管理画面の通話履歴で確認します。

録音・文字起こし・要約・感情とリスクの分析は、機能ごとに有効にするかどうかを選べます。必要のない処理は実行しないため、扱うデータを目的に必要な範囲にとどめるという、上の4つの考え方と合わせやすくなっています。現在は先行導入のご相談を受け付けている段階です。だれに何を見せ、何をいつまで残すかは、使い始める前にお客様の運用に合わせて確認します。

まとめ

  • 個人情報保護委員会は2026年10月7日に注意喚起を出し、来年4月に確定予定の技術的安全管理措置の見直し内容を先取りして示した
  • 示された例示には、アクセス権限の最小化と定期的な見直し、社外からのアクセスなどでの多要素認証、ログの一定期間の保管と分析が含まれる
  • 不要になった個人データを遅滞なく消去する努力義務（個人情報保護法第22条）についても、改めて注意が促された
  • 文字起こしと要約は扱いやすい分、見られる人の範囲が広がりやすく、録音とは別のデータとして残ることがある
  • 見られる人、社外からの確認、見たことの記録、残す期間の4つを、記録がたまる前に決めておく

出典

  • 個人情報保護委員会「大規模な漏えい等事案を踏まえた対応について（注意喚起）」2026年10月7日 お知らせ・注意喚起 本文PDF
  • 個人情報保護委員会「WARNING～不正アクセスによる個人データ漏えい防止のための注意喚起～」2024年12月11日公表、2026年10月7日改訂 本文PDF